La digitalización en las obras de construcción

Todo el mundo habla de digitalización, pero todavía hay sectores en los que el avance es escaso, entre ellos las obras de construcción y los montajes industriales. En este artículo se analizan algunos aspectos generales del problema y de su solución, y una de las herramientas disponibles en el mercado: EPC-Tracker, desarrollada en España y utilizada por empresas de prestigio en multitud de obras en varios países, entre ellas importantes infraestructuras energéticas.

Introducción

De un tiempo a esta parte no se habla de otra cosa. Todos los profesionales en todos los sectores no paran de hablar de la digitalización. Es innegable que la digitalización ya había modificado sustancialmente los procesos productivos y la forma de trabajar de muchas organizaciones antes de la llegada del COVID-19, y que lo va a seguir haciendo a partir de ahora incluso de forma más acelerada, pero todavía subsisten algunos reductos como p.ej. el seguimiento de las obras de construcción, montajes industriales, etc., en los que el avance es escaso. El que más y el que menos, ya sea en las empresas grandes que construyen enormes infraestructuras, o en las pequeñas que se dedican a reformas, dispone de herramientas informáticas que permiten realizar el diseño, el presupuesto y planificación, y por supuesto la administración por medios digitales, pero una vez que la obra se pone en marcha, los procedimientos de toma de datos en campo, y de comunicación tanto “hacia arriba” (de los frentes de producción a la jefatura de obra, gerencia, etc.) como “hacia abajo” (de la dirección facultativa al jefe de obra, y de éste a los diferentes encargados, subcontratistas, etc.) no están digitalizados, pues aun disponiendo de correo electrónico, mensajería instantánea, etc., no hay mucha diferencia entre tener al final de la jornada cientos de papeles sobre la mesa del Jefe de Obra, y tener los mismos cientos de whatsapps y correos electrónicos. Al final hay que leerlos uno a uno para saber si son o no relevantes y a qué actividad o a qué partida del presupuesto corresponden. Y después hay que actualizar la información en los programas de planificación y en los de mediciones y presupuestos (MS Project, Primavera, Presto, Arquímedes, ….) para generar las certificaciones. Y, no nos engañemos, en cuanto a interpretar la información y a ordenarla eso consume prácticamente el mismo tiempo hoy que hace cincuenta o cien años. Y eso sin contar con que haya incidencias que luego hay que explicar a la oficina central y ésta al cliente porque causan retrasos y sobrecostes. Y como ejemplo valga el aeropuerto de Berlín inaugurado hace poco: 10 años de retraso y 4000 millones de desviación presupuestaria, y eso que era Alemania, donde todo está bastante bien organizado.

Colaboración digital y movilidad

Un conocido informe de la consultora McKinsey [1] señalaba ya hace algún tiempo la necesidad de desarrollar la “Colaboración digital y movilidad” en el ámbito de la construcción, lo que solo puede lograrse con información real capturada en los frentes de trabajo y distribuida en tiempo real. A lo largo de los siguientes apartados trataremos de explicar cómo EPC Tracker cubre esa función.

Imaginemos por un momento que existiera un modo de recoger y registrar la información de obra (avances, incidencias, …) directamente in situ por cualquier medio habitual (fotografías, mensajes verbales o escritos de correo o chat, albaranes de entrega, etc.) de forma que esa información quede asociada a una actividad de la planificación desde el preciso momento en que se genera, incluyendo la identificación del comunicante, el momento (día, hora) y el lugar (coordenadas GPS). E imaginemos también que esa información estuviera disponible desde ese momento inicial tanto para el resto de participantes en esa actividad, como para el responsable de la misma, y así aguas arriba para el encargado, el jefe de obra, el gerente de zona, etc. Y ya puestos a imaginar, concluyamos imaginando que esa información que, insistimos, estaría estructurada según las actividades y partidas presupuestarias definidas previamente para la obra, pudiera ser transferida de un modo ágil a las herramientas informáticas con las que se realizó la planificación y el presupuesto, de forma que no sería necesario cambiarlas, ni tampoco los procesos de trabajo de esos departamentos. De ese modo los datos serían “únicos” y “trazables”, y en consecuencia no se irían desvirtuando a través del proceso de comunicación, y se percibirían como “veraces” por todos los agentes del proceso.

Una vez obtenida, registrada y distribuida la información, quedaría almacenada en una base de datos en poder de la empresa y accesible como “know-how” generado a partir de los proyectos ejecutados, y sistemáticamente documentado. Esa información permitiría deducir cuáles son los parámetros o patrones de conducta que se repiten en casos de éxito o, por el contrario, en las ocasiones en las que se generan paradas o demoras, pues incluye todo tipo de datos: evolución de los tajos, plazos, duraciones, incidencias (p.ej. meteorológicas, conflictividad, problemas de suministro, en las relaciones cliente-subcontratista-proveedor), de modo que permitiría analizar anticipadamente los riesgos y prever adecuadas medidas de mitigación.

¿Qué es EPC Tracker?

EPC Tracker es un gestor de la información de un Proyecto y de las comunicaciones internas del equipo que lo ejecuta. Integra en un entorno colaborativo las funciones necesarias para la toma de datos en campo y su posterior gestión, incluidos los canales de comunicación entre los miembros del equipo. Es multiplataforma, tanto web como app móvil (Android e iOS), lo que permite la transmisión bidireccional de la información entre los frentes de ejecución y el resto de agentes del proceso en tiempo real, facilitando así la toma de decisiones basada en información rápida, veraz y trazable. El contenido es único, pues la base de datos permanece en la nube, y se accede al mismo desde todas las plataformas, aunque la versión web dispone de algunas herramientas adicionales de gestión para generar informes e importar y exportar datos.

La unidad elemental de trabajo es la “actividad”, que tiene asignado un responsable y un equipo de trabajo. Todos ellos reportan, intercambian información, adjuntan documentación, hacen consultas, o declaran incidencias desde cualquier plataforma, dado el carácter esencialmente colaborativo de la herramienta, si bien sólo el usuario que genera una información puede editarla o eliminarla, mientras que los demás solo pueden consultarla.

Las actividades se agrupan en Proyectos y éstos a su vez, en Áreas, lo que permite la gestión unificada “multiproyecto” de cualquier organización por compleja y extensa que sea.

Los canales de comunicación

La estructura de comunicaciones se establece mediante un organigrama que define los flujos de información del proyecto (y de la organización cuando hay varios). El organigrama de EPC-Tracker sirve para la definición automática de los permisos de acceso a la información de cada actividad y no tiene por qué coincidir con el organigrama jerárquico. Lo normal es que la información que se genera en campo sobre una actividad sea cargada en el sistema por su responsable o por otros miembros del equipo de la misma (colaboradores, usuarios de seguimiento, incluso subcontratistas) que pueden emitir y recibir mensajes de texto o incluyendo consultas, planos, fotografías, albaranes, órdenes, etc., si bien solo el responsable puede reportar su avance. Toda esa información es visible “hacia arriba” en el organigrama, pero no “hacia otras ramas” del mismo.

Adicionalmente EPC Tracker incorpora un sistema de notificaciones de modo que cada vez que alguno de los usuarios comparte cualquier tipo de información en una actividad, ésta no sólo “es visible”, sino que el sistema se puede configurar para que “avise” mediante notificaciones, tanto a los usuarios del flujo definido por el organigrama como al resto del equipo de la actividad, simplemente incluyendo su nombre en el mensaje o archivo a enviar, lo que se conoce como “mención”.

Esta gestión de la información garantiza:

su veracidad, pues llega sin distorsión desde los frentes de producción hacia las posiciones más altas de la estructura, y viceversa, lo que reduce la posibilidad de errores y malentendidos permitiendo decisiones más rápidas y certeras
su trazabilidad, pues se identifica tanto al usuario que la introduce, como el momento y lugar en el que se carga: fecha y hora del sistema, y geolocalización GPS del móvil (en exterior) o baliza Bluetooth de posicionamiento (en interiores)
el acceso de los usuarios sólo a lo que realmente necesitan, bien por ser parte del equipo de la actividad o bien por figurar en el flujo definido previamente por el organigrama y las “menciones”
la transmisión digital en tiempo real, lo que reduce tiempos de respuesta (reduce plazos), y elimina costes (desplazamientos, papel,..).

El esquema de planificación y control de costes

Las “actividades” en EPC Tracker funcionan como carpetas digitales donde se comparte la información. Su definición puede realizarse de manera manual desde la propia herramienta, tanto en la plataforma web como en la app móvil, si bien lo más cómodo es partir de una planificación previa elaborada con las herramientas habituales de proyectos (MS Project, Primavera, etc.) y realizar una importación masiva mediante una hoja Excel. Dentro de cada actividad pueden definirse las mediciones o partidas de obra con sus respectivas unidades y precios unitarios, que servirán para controlar el avance y la evolución real del coste. Aunque esa definición puede hacerse desde la propia herramienta, lo más cómodo será importarlas desde una de mediciones y presupuestos (Presto, Arquímedes, …) a través también de una hoja Excel. Esta funcionalidad permite combinar en una sola aplicación las informaciones referentes a “tiempos” y a “costes”, que habitualmente están distribuidas al menos en dos, lo que indudablemente simplifica la gestión.

Esa comunicación es bidireccional y permanente: la información de las actividades y de las mediciones, una vez actualizada en campo, puede llevarse con EPC Tracker de vuelta a las mismas aplicaciones para actualizar su contenido con datos reales de la obra tantas veces como sea necesario, incluyendo nuevas actividades o mediciones si así se considera. En todos los casos se mantiene un histórico de las importaciones y exportaciones guardando copia de cada una, con lo que la trazabilidad está garantizada.

Control de actividades

Una vez cargadas, las actividades pueden visualizarse en forma de listado, de diagrama de Gantt, o incluso de tablero Kanban, tanto en su totalidad como filtrándolas mediante una potente herramienta. A medida que los distintos tajos van avanzando las actividades aparecen en el listado coloreadas según un código que indica si están o no en plazo, y cuando se consulta cualquiera de ellas la información incluye un gráfico en el que se representa el avance en porcentaje respecto del total facilitando la gestión visual conforme a la filosofía “lean”. Las actividades ya completadas y cerradas pueden hacerse desaparecer de los listados si así se desea, para visualizar sólo la información realmente necesaria a efectos de gestionar el trabajo aún pendiente.

Como se comentó antes las actividades funcionan como carpetas digitales donde compartir información. Cada actividad tiene asociado un grupo de trabajo cuyos miembros pueden comentar, escribir mensajes, incorporar fotografías o documentos (PDFs/Planos/hojas Excel/….) en el gestor documental, e informar sobre el avance. Todos los mensajes se visualizan a modo de foro con las respuestas anidadas, y ordenados por defecto dentro de la misma actividad, si bien pueden buscarse u ordenarse por cualquier otro criterio: actividad, fecha, localización, responsable, …

Incidencias

En toda obra surgen imprevistos que necesitan solución, lo que implica recursos, comunicaciones, documentación, etc., de modo similar al de una actividad planificada. En EPC Tracker su tratamiento se realiza mediante el concepto de “incidencia”, que se declara dentro de una “actividad”, por parte de cualquiera de los agentes implicados, y a partir de ese momento se trata con las mismas funcionalidades que las actividades, y las mismas garantías de transmisión en tiempo real, trazabilidad, etc. Este concepto es especialmente útil por ejemplo para las peticiones de cambio de material, o incluso para trabajos de mantenimiento

Gestión documental

El gestor documental admite archivos de todo tipo (textos, fotografías, planos,…) identificando siempre usuario y fecha de carga, para garantizar la trazabilidad. Se pueden crear varias versiones de un documento sin perder las anteriores, de modo que se puede consultar el histórico de todas ellas y descargarlas.

Generación de informes

Una de las tareas administrativas más laboriosas y complejas asociadas a las obras es la generación de informes, tanto los de seguimiento para mostrar el estado de la obra, como las certificaciones, u otros. Con EPC Tracker la generación de informes es una operación elemental y prácticamente instantánea. Así por ejemplo con un simple clic se puede generar un Informe de Actividades seleccionando todas ellas, o un grupo, y eligiendo qué contenido cargar: comentarios, chat, fotografías, documentos, e incidencias. Los documentos adjuntos se ordenan en tantas carpetas adicionales como actividades incluya el informe.

De modo análogo puede generarse un Informe de Mediciones en el que se representa la evolución de las distintas partidas entre dos fechas cualesquiera de manera que la elaboración de certificaciones es también extremadamente sencilla.

EPC Tracker y la metodología BIM

El BIM (Building Information Modelling) es el nuevo paradigma de la construcción, pero ¿en qué consiste realmente? Es un error pensar que se limita al modelado 3D. Si bien se usa cada vez más en la fase de diseño, todavía se está lejos de utilizarla en la de ejecución. Una de sus señas de identidad, que EPC Tracker comparte plenamente, es el carácter colaborativo, que hace posible la participación de todos los agentes en el intercambio de la información.

Pero, aunque toda la información esté en un mismo modelo, al llegar a obra persiste el problema: ¿cómo se incorpora al mismo la información de campo?. Aunque ya existen programas específicos de “revisión” de modelos BIM para incorporar la información de lo realmente ejecutado, su complejidad de uso las deja fuera del alcance de la práctica totalidad del personal de obra.

EPC Tracker Developments trabaja ya en la línea de intercambiar información con los modelos BIM a través del formato IFC para actualizarlos con la información de obra, de modo similar a como ya hace con las herramientas de planificación y medición, pero manteniendo la facilidad de uso que es su principal característica.

Referencias:

1 Agarwal, R.; Chandrasekaran, S.; et Sridhar, M.; “Imagining Construction’s digital future”. McKinsey Productivity Sciences Center, Singapore 2016. (disponible en https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/imagining-constructions-digital-future# )

REFERENCIAS DE OBRAS: